Ciclo de vida de un proyecto de Investigación

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1. Desarrollo de la propuesta

La etapa de desarrollo de la propuesta comienza con la formulación de una hipótesis o pregunta de investigación. Incluye identificar un patrocinador (agencia si es financiado externamente, o una convocatoria de la USS para ser respaldado internamente), y desarrollar y presentar una propuesta.

Finaliza con el envío de un perfil de proyecto a la Dirección de Investigación y Desarrollo (DID), con el fin de informar del interés en postular a una convocatoria.

Esta información incluye:

  • Pertinencia de la propuesta a la convocatoria
  • Datos personales del Investigador/a Responsable
  • Afiliación completa (Universidad/Facultad/Escuela/Departamento)
  • Horas comprometidas al proyecto
  • Carta de evaluación de postulación anterior que no fue adjudicada (si corresponde)
  • Requerimiento de apoyo en revisión inglés/mentorías

Una vez recibido el perfil, la DID revisará la información enviada por investigador/a responsable (IR), y enviará un Feedback con los comentarios/sugerencias generales relativas al perfil.

1.1 Roles

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El/la Investigador/a Principal (PI)

Es responsable de desarrollar la hipótesis con base en una búsqueda bibliográfica exhaustiva. A lo largo del proyecto de investigación debe probar la hipótesis, analizar e informar los resultados.

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Equipo de Investigación

Los coinvestigadores (si corresponde) pueden participar en la búsqueda bibliográfica, de acuerdo con sus roles propuestos en el proyecto de investigación.

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Los gestores de proyectos pertenecientes a la DID

Revisan el perfil y ayudan a orientar al PI respecto a la pertinencia de su propuesta con los fondos externos y/o internos existentes. Además, se encargan de evaluar las solicitudes de apoyos menores correspondientes a revisión de idiomas, y mentorías para revisión técnicas de las propuestas.

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Los/as Directores/as de Investigación de cada Sede

Revisan la factibilidad y viabilidad de que las propuestas puedan ejecutarse con éxito en sus dependencias.

1.2 Planificar/Actuar

  • Reducir la pregunta de investigación a una o más hipótesis individuales, cada una de las cuales puede ser probada.
  • Llevar a cabo una revisión exhaustiva de la literatura en los campos de estudio relevantes y asociados en preparación para formular una pregunta o hipótesis de investigación preliminar.
  • Llevar a cabo una revisión profunda de la literatura más relevante para la pregunta o hipótesis de investigación preliminar para refinar la pregunta o hipótesis de investigación.
  • Repetir este proceso, lo que da como resultado la declaración de una pregunta de investigación o hipótesis definitiva.
  • Consultar la literatura periódicamente para asegurarse de que toda la información nueva relevante esté disponible para el proyecto de investigación.
  • Leer y seguir las bases técnicas de la agencia para conocer los requisitos específicos.
  • Determinar el lugar físico donde se ejecutará el proyecto, la infraestructura y equipamiento, el personal, los suministros y materiales, los métodos, y las implicaciones de cumplimiento.
  • Asegurarse de que la propuesta cumpla con todos los requisitos de la agencia y la Universidad.

1.3 Checklist

  • Elabora una idea de proyecto que tenga una hipótesis y pregunta de investigación novedosa y relevante.
  • Elige una agencia y un concurso de financiamiento adecuado, leyendo detenidamente las bases con el fin de saber si cumples con los requisitos para postular.
  • Revisa si tu idea de proyecto coincide con el objetivo de la convocatoria. Debe haber un fit de al menos 80%, de lo contrario perderás tu tiempo.
  • Si tienes dudas de las bases técnicas, o no entiendes algo, pregunta a la Dirección de Investigación y Desarrollo (DID).
  • Elabora un plan de trabajo específico para tu proyecto.
  • Configura tu equipo y asigna roles y responsabilidades.
  • Elabora un perfil de propuesta siguiendo los plazos internos de la DID.
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2. Patrocinio y Postulación

La etapa de patrocinio y postulación de la propuesta comienza con la preparación de una propuesta y postulación a un patrocinador (externo, o de forma interna), y termina con la respuesta a dicha postulación.

Si se gana la propuesta, se pasa a la etapa 3: Adjudicación. Si se rechaza la propuesta, el ciclo de vida finaliza para el proyecto, pero puede comenzar de nuevo como una propuesta nueva o corregida con el fin de postular nuevamente.

Los tiempos de espera para la decisión de la agencia (si es externa), o de una aprobación interna para el proyecto de investigación, varían considerablemente de un proyecto a otro (pueden ser semanas o años) y se incluyen en esta etapa.

2.1 Roles

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El/la Investigador/a Principal (PI)

Es responsable de todos los aspectos del proyecto final y presenta propuestas de financiamiento externo a través de la Dirección de Investigación y Desarrollo (DID), oficina autorizada para apoyar, coordinar y gestionar propuestas de investigación.

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Los/as gestores de proyectos pertenecientes a la DID

Ayudan a revisar la admisibilidad de las propuestas, gestionar las cartas de compromiso de aportes institucionales, autorizaciones de los decanos para la participación del PI y su equipo, así como a preparar el modelo de negocios y el presupuesto de propuestas de investigación aplicada.

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Decanos/as de las Facultades

Autorizan la participación de los/as académicos asociados a su unidad, evaluando si pueden cumplir con los compromisos adquiridos en su contrato, y si tienen las horas disponibles para ejecutar el proyecto.

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El representante legal

Autoriza los proyectos a través de una carta firmada o mediante la plataforma de la agencia, indicando que la USS tiene las capacidades para la ejecución exitosa de las propuestas enviada al concurso.

2.2 Planificar/Actuar

  • Revisar el calendario interno de la convocatoria organizado por la DID.
  • Cumplir con los plazos internos establecidos por la DID para la revisión de los documentos del proyecto:
    • Formulario (coherencia del proyecto).
    • Justificación de Presupuesto de acuerdo con las bases de la convocatoria, así como su distribución, considerando sólo aportes no-pecuniarios por parte de la USS (a menos que la DID autorice lo contrario), y el máximo de Overhead previsto en las bases (si corresponde).
    • Cartas de compromiso institucional USS para la gestión de la firma de representante legal (si corresponde).
    • Cartas de compromiso de entidades participantes (empresas, entidades pertinentes u otras beneficiarias), cautelando los intereses institucionales (si corresponde).
  • Corregir los comentarios de la DID, y enviar el proyecto para revisión de admisibilidad.
    • Cumplimiento de anonimato del IP e Institución Patrocinante (solo en Fondecyt Iniciación).
    • Cumplimiento de plazos de obtención de pHD (solo en Fondecyt de Iniciación y Postdoctorado).

2.3 Checklist

  • Mantente actualizado/a, participa de las charlas, revisa la página web, ve los webinar de la USS, y aclara tus dudas.
  • Debes subir la información de tu propuesta con anticipación con el fin de evitar cometer errores por apresurarte o por desperfectos de la plataforma, la cual a veces colapsa dado que cerca de la mitad de las postulaciones se realizan el último día de la convocatoria.
  • Sube los documentos que piden las bases al menos 3 días antes del deadline. También es posible subir una primera versión preliminar que puedes ir mejorando, pero aún así no dejes el envío final para el último día.
  • No hagas cambios en el presupuesto en plataforma a última hora, porque hay varias secciones que dependen de esto e implica un gran trabajo posterior de ajustes (justificación de recursos, metodología, plan de trabajo, actividades, coherencia con otras secciones, etc.).
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3. Adjudicación y puesta en marcha

Comprende desde la notificación de adjudicación, hasta la firma de los convenios, y la obtención de los recursos internos/externos para el comienzo del proyecto.

La etapa de adjudicación comienza con la notificación de la adjudicación del concurso o, si no cuenta con financiamiento externo, con la obtención de la aprobación y los recursos internos.

Implica preparar el proyecto para su lanzamiento, lo cual incluye confirmar que se cumplan todos los requisitos de cumplimiento y hacer los arreglos finales para los recursos y las instalaciones, y para las colaboraciones. En algunos casos, las diversas actividades administrativas y científicas/programáticas pueden pasar de la etapa de Adjudicación a la siguiente etapa (Ejecución y Gestión).

3.1 Roles

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El/La Investigador/a Principal (PI)

Es responsable de todos los aspectos científicos/programáticos y de cumplimiento del proyecto.

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El equipo de investigación

Dirigido por el PI, trabaja junto con las coordinadoras de proyecto (CDP) para abordar todos los problemas de cumplimiento y realizar los preparativos finales para el lanzamiento del proyecto.

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Cuando se recibe la notificación de adjudicación por parte de una agencia externa, la Dirección de Investigación y Desarrollo (DID) negocia los términos y condiciones de la adjudicación.

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Las garantías de cumplimiento y otra información como el certificado de ética deben enviarse a la Agencia antes de acceder al subsidio.

3.2 Planificar/Actuar

Cuando ANID u otra agencia requiere información adicional o verificación de cumplimiento antes de otorgar el subsidio, asegúrese de involucrar a la DID para responder a la solicitud.

Cuando reciba la notificación de la adjudicación de un fondo, envíe un correo informando a [email protected]

Los requisitos de cumplimiento pueden involucrar a múltiples departamentos y niveles de revisión, y deben tratarse lo antes posible para evitar retrasos en el lanzamiento del proyecto.

Recomendaciones

  • Una vez adjudicado un fondo externo, iniciar la solicitud para la obtención de certificados de ética. Esto es importante sobre todo para convocatorias Fondecyt de Iniciación, Postdoctorado o Regular, donde la Agencia da 6 meses.
  • Confirmar que todos los requisitos de las bases técnicas estén vigentes para permitir que comience el gasto.
  • Los acuerdos, tales como acuerdos de uso de datos o acuerdos de confidencialidad, deben estar vigentes y firmados por el funcionario/a de la Universidad correspondiente.
  • Configurar el presupuesto y establezca controles internos para gastar y realizar un seguimiento de los gastos.
  • Establecer un calendario para completar informes regulares, facturación y otras tareas programadas regularmente e incluya su número de presupuesto de USS Fecha de acción final.
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4. Ejecución y gestión

La etapa de ejecución y gestión comienza cuando se han cumplido todos los requisitos iniciales de adjudicación, y se han realizado todos los preparativos científicos/programáticos.

Comprende todo el tiempo en que se lleva a cabo el proyecto de investigación, e incluye todas las actividades científicas, así como la administración de apoyo.

Finaliza cuando se han recopilado y analizado los datos y ha finalizado el período del proyecto. En algunos casos, las actividades científicas/programáticas y administrativas pueden pasar de la etapa de Gestión a la siguiente etapa (Cierre) en diferentes momentos.

4.1 Roles

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El/la Investigador/a Principal (PI)

Es responsable de todos los aspectos científicos/programáticos y de cumplimiento del proyecto, incluida la gestión fiscal.

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Los/as coordinadores/as de proyectos

Brindan asesoramiento y apoyo en asuntos administrativos al equipo de investigación.

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Los/as gestores/as de proyectos

Brindan asesoramiento y cumplimientos específicos al equipo de investigación.

4.2 Planificar/Actuar

Se debe desarrollar y seguir un plan de proyecto detallado para la ciencia. Debe ser utilizado por el equipo de investigación y consultado por los Decanos y Directores de Investigación de cada Facultad para asegurar que el proyecto avance satisfactoriamente.

  • Desarrollar un plan para administrar los aspectos financieros, de recursos humanos y operativos.

4.3 Checklist

  • Identificar cuáles son las fechas importantes de los fondos externos (informes de avance, informes finales).
  • Supervisar el progreso científico a lo largo del proyecto y realizar cambios de dirección según corresponda, con la aprobación de la agencia cuando sea necesario.
  • Verificar que se cumplan los requisitos de cumplimiento (gastos, informes, divulgaciones, etc.) en cada etapa del proyecto.
  • Informar sobre el progreso según lo requiera a la agencia.
  • Reportar problemas o incumplimientos a la Universidad.
  • Organizarse con el/la Coordinador/a de Proyectos para la compra de insumos para la ejecución de proyectos.
  • Elaborar una carta Gantt para cumplir con los entregables una vez finalizado el proyecto.
Agencia Nacional de Investigación y Desarrollo

AMPLIFICA ANID

 

Amplifica ANID es un espacio virtual que entrega orientación y guía para efectuar las rendiciones de forma más simple, reduciendo la posibilidad de errores y observaciones posteriores.

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5. Cierre del proyecto

La etapa de cierre comienza cuando finaliza el período de un proyecto financiado, o cuando se han recopilado y analizado todos los datos. Esta etapa incluye todas las actividades programáticas y administrativas relacionadas con la realización del proyecto. El cierre se extiende mientras se conserven los registros administrativos y de investigación y mientras se divulguen los resultados, a menudo mucho después de que las agencias hayan considerado que el período de cierre ha terminado.

5.1 Roles

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El Investigador Principal (PI)

Prepara un informe final, de acuerdo con los requisitos de la agencia, y lo envía a la Dirección de Investigación y Desarrollo (DID).

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El equipo de investigación

Dirigido por el PI, prepara y difunde informes de los resultados del proyecto de investigación y entrega una copia a la DID.

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La Oficina de Inventario de Equipos

Prepara un informe final de disposición de equipos, de acuerdo con los requisitos de la agencia.

5.2 Planificar/Actuar

El cierre científico/programático debe cumplir con los requisitos de la agencia que pueden incluir la difusión de resultados, las pautas de publicación y la retención de registros. Asegúrese de conocer los requisitos del concurso, y de contar con los recursos necesarios para cumplirlos.

Envíe toda la documentación de desempeño final requerida por la agencia a más tardar 90 días después de la fecha de finalización del período de desempeño, a menos que la agencia otorgue una extensión sin costo o una renovación sin competencia. El cierre administrativo del proyecto debe cumplir con las políticas de la agencia y de la Universidad.

5.3 Checklist

  • Presentar informes técnicos finales a agencias externas.
  • Reportar cualquier equipo adquirido durante el proyecto a Activo Fijo.
  • Informar las innovaciones a la Oficina de Transferencia y Licenciamiento (OTL).
  • Reunirse con las Coordinadoras de Proyecto para obtener orientación sobre los procesos de cierre del presupuesto.
  • Revisar la lista de verificación de fin de adjudicación/fin de revisión de presupuesto.